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Fortalecimiento preliminar del Proceso de Actualización del Mapa de Riesgos asociado a Gestión Administrativa desde la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá
(Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, 2026) Benítez Ortiz, Jhon Fredy; Sánchez Sánchez, Hugoberto
El presente informe de práctica fue desarrollado en la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá y tuvo como propósito apoyar el proceso preliminar de actualización del mapa de riesgos asociado a Gestión Administrativa, mediante revisión documental, levantamiento operativo y consolidación metodológica de actividades, controles y procedimientos relacionados con diferentes dependencias articuladas al proceso administrativo de la entidad. El desarrollo del ejercicio surgió a partir de la necesidad institucional de fortalecer la identificación y organización de riesgos asociados a actividades administrativas, documentales y de seguimiento desarrolladas por Secretaría General, Archivo, Atención al Usuario, Ventanilla Única y Talento Humano, en las primeras etapas del proceso se identificó que varios procedimientos y herramientas previamente utilizadas requerían actualización frente a dinámicas operativas que habían evolucionado progresivamente dentro de la administración municipal. El desarrollo metodológico del ejercicio comenzó con una etapa de revisión documental orientada a comprender la estructura administrativa de la entidad, el estado del mapa de riesgos previamente existente y los lineamientos institucionales relacionados con administración del riesgo dentro de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá, en esta fase se revisaron documentos como el mapa de riesgos de Secretaría General correspondiente al año 2022, el Decreto 044 de 2021, la Resolución 1136 de 2023, el informe de auditoría interna relacionado con Gestión Administrativa y la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas versión 7, documentos que permitieron identificar limitaciones relacionadas con actualización procedimental, seguimiento institucional y relación entre riesgos y actividades operativas desarrolladas por las dependencias. Posteriormente, el ejercicio avanzó hacia una etapa de levantamiento operativo desarrollada mediante entrevistas y espacios de revisión con Secretaría General, Archivo y Talento Humano, actividades que permitieron comprender la dinámica real de funcionamiento de los procedimientos administrativos y documentales desarrollados por la entidad. Las entrevistas inicialmente partieron de una estructura orientada a identificar actividades, controles y riesgos asociados a diferentes procedimientos; sin embargo, el desarrollo del ejercicio mostró la necesidad de adaptar progresivamente las conversaciones a las dinámicas operativas de las dependencias, permitiendo profundizar en aspectos relacionados con trazabilidad documental, seguimiento administrativo, circulación de comunicaciones oficiales, control documental y utilización de herramientas como SIADOC dentro de los procesos institucionales. El proceso también permitió fortalecer espacios de articulación institucional entre Secretaría General, MIPG, Planeación y Control Interno, dependencias que participaron en actividades de acompañamiento, orientación metodológica y revisión preliminar de la matriz consolidada durante la práctica. Paralelamente, la incorporación del manual actualizado de procesos y procedimientos de Gestión Administrativa permitió complementar y validar la información recopilada en las entrevistas, fortaleciendo la relación entre actividades operativas, procedimientos documentados, controles existentes y soportes administrativos asociados a las dependencias revisadas. Como resultado del proceso desarrollado se consolidó una estructura metodológica organizada en diferentes herramientas de trabajo orientadas a fortalecer la actualización preliminar del mapa de riesgos asociado al proceso de Gestión Administrativa, entre los principales productos elaborados se encuentran una base documental y metodológica, el levantamiento de información operativa, la consolidación de procedimientos revisados, la identificación de controles y soportes operativos, la matriz madre de consolidación, la matriz preliminar de riesgos y un plan de acción orientado a facilitar la continuidad institucional del proceso. La organización progresiva de estas herramientas permitió relacionar actividades, controles, responsables, soportes administrativos y riesgos preliminares asociados a trazabilidad documental, seguimiento institucional, control administrativo y continuidad operativa dentro de las dependencias revisadas. Uno de los principales resultados obtenidos en la práctica estuvo relacionado con el fortalecimiento de la comprensión institucional sobre la importancia de construir riesgos desde las dinámicas reales de funcionamiento de las dependencias y no únicamente desde estructuras documentales previamente existentes. El desarrollo de entrevistas, espacios de socialización y mesas de trabajo permitió fortalecer progresivamente la apropiación institucional de la gestión preventiva del riesgo, promoviendo una visión más orientada al seguimiento, monitoreo y fortalecimiento de controles administrativos antes de la materialización de situaciones que puedan afectar el funcionamiento institucional. El ejercicio también permitió reconocer la importancia de mantener procesos permanentes de articulación entre Secretaría General, Planeación, MIPG, Control Interno y las dependencias vinculadas al proceso de Gestión Administrativa, especialmente en actividades relacionadas con validación de riesgos, revisión de controles y seguimiento institucional. Finalmente, la práctica permitió dejar organizada una base metodológica preliminar que podrá servir como apoyo para posteriores etapas de actualización y fortalecimiento del mapa de riesgos de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá, contribuyendo al fortalecimiento progresivo de mecanismos preventivos, control administrativo y gestión institucional dentro de la entidad. Con el desarrollo del trabajo también se identificó que los procesos de levantamiento operativo y actualización institucional requieren construcción progresiva de confianza entre las dependencias participantes, algunas áreas asociaban la revisión de procedimientos y actividades con ejercicios de control individual, situación que hizo necesario fortalecer espacios de diálogo y explicación sobre el propósito preventivo de la gestión del riesgo dentro de la administración pública. La participación progresiva de las dependencias permitió posteriormente generar mayor disposición institucional frente al proceso y fortalecer el acompañamiento de las áreas involucradas en las actividades de actualización preliminar del mapa de riesgos. El informe consolida las actividades desarrolladas, los productos metodológicos elaborados y los principales resultados obtenidos durante la práctica desarrollada en la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá. La información organizada, permitió dejar estructurada una base preliminar de apoyo para posteriores etapas de validación técnica, seguimiento institucional y fortalecimiento progresivo del proceso de administración del riesgo asociado a Gestión Administrativa dentro de la entidad.
Informe final de práctica administrativa: Actividad 4 Apoyo en la estructuración de insumos técnicos para el seguimiento, monitoreo y evaluación institucional
(Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, 2026) Leal Bohorquez, Phoikaph Michael
El presente documento corresponde al informe final de la práctica administrativa desarrollada en la Gobernación de Casanare, específicamente en la Dirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana, en el área de Paz, Derechos Humanos (DDHH) y Derecho Internacional Humanitario (DIH). En coherencia con la orientación académica recibida durante los cortes anteriores, el informe se concentra exclusivamente en la Actividad 4 del plan de trabajo, relacionada con el apoyo a la estructuración de insumos técnicos para el seguimiento, monitoreo y evaluación institucional. La decisión metodológica de mantener un único eje de trabajo permite consolidar el proceso realizado durante toda la práctica y evidenciar la evolución de un entregable concreto, verificable y útil para la entidad. Durante el desarrollo de la práctica, esta actividad transitó por tres momentos complementarios. En una primera etapa, se orientó a la organización de información técnica y a la elaboración de presentaciones institucionales para el Consejo de Seguridad. En un segundo momento, avanzó hacia la consolidación de un dashboard de seguimiento a líderes y personas amenazadas, lo que permitió transformar la base de datos en una herramienta de consulta y visualización. Finalmente, en la etapa de cierre, el entregable evolucionó hacia un tablero estadístico institucional fortalecido, sin datos personales identificables, diseñado para socialización final, lectura territorial, trazabilidad interinstitucional y control de calidad de la información. En consecuencia, el informe final no presenta una relación global de las siete actividades del plan de trabajo, sino la consolidación integral de una sola línea de acción. Esto permite responder a los contenidos mínimos definidos por la guía institucional de la ESAP, particularmente en lo relacionado con actividades desarrolladas, logros obtenidos, resultados finales elaborados, conclusiones, fuentes bibliográficas y anexos, sin perder coherencia con el objeto real del entregable construido.
Optimización de PQRSD en la Dirección de Desarrollo Comunitario de la Gobernación de Casanare
(Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, 2026) Bernal Fonseca, Karen Natalia; Barreto Castañeda, Jonny Fernando
El derecho de petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia y reglamentado por la Ley 1755 de 2015, constituye una de las garantías fundamentales que el Estado debe asegurar a la ciudadanía. A partir de este principio, se documenta el desarrollo de las actividades correspondientes a la Práctica Administrativa en curso en la Dirección Técnica de Desarrollo Comunitario, adscrita a la Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad Ciudadana de la Gobernación de Casanare, como opción de grado para optar al título de Administrador Público en la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP); para ello, se analiza y formula una estrategia de mejoramiento al proceso de atención y respuesta de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD) en dicha dependencia, adoptando un enfoque cualitativo con técnicas de análisis documental, entrevistas y observación directa de la practicante. Los resultados esperados de este proyecto contribuirán al fortalecimiento institucional de la Dirección Técnica de Desarrollo Comunitario, mejorando su capacidad de respuesta frente a las solicitudes ciudadanas y aportando al cumplimiento de los principios de transparencia, celeridad y eficacia que rigen la función pública en Colombia.
Fortalecimiento de la Gestión Documental y la trazabilidad en la Dirección de Cultura y Turismo de Casanare en el marco de MIPG
(Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, 2026) Pérez Vergara, Carlos Felipe; Castro García, Jhon Fernando
Este estudio está motivado por la necesidad de fortalecer la gestión documental en la Dirección Departamental de Cultura y Turismo del Gobierno de Casanare, para establecer la gestión documental como un componente estratégico que garantice la eficiencia administrativa, la transparencia institucional y el acceso adecuado a la información pública en las entidades territoriales. Desde una perspectiva institucional, el estudio está motivado por las fallas en los procesos administrativos y documentales en el sistema administrativo y documental de la Dirección Departamental de Cultura y Turismo, que identificamos como procedimientos obsoletos y falta de mecanismos de trazabilidad para los documentos, y la falta de información institucional en la gestión. Esto puede afectar la continuidad de las operaciones administrativas y la reprocesamiento, así como retrasos en la toma de decisiones basadas en información confiable. En este contexto, la investigación tiene como objetivo facilitar el fortalecimiento institucional a través de la actualización y estandarización de procedimientos y formatos administrativos para mejorar la organización documental, el flujo de información y los procesos internos del departamento. Desde una perspectiva práctica, el proyecto menciona métodos alternativos para mejorar la gestión documental mediante cambios en los procedimientos administrativos, cambios en los formatos institucionales y la mejora de la organización y control documental. Estas estrategias mejorarán la trazabilidad de los procesos, la recuperación de información y el seguimiento de las actividades administrativas y proyectos institucionales.
Diseño de un modelo de articulación institucional entre la comunidad campesina, las UMATA y el programa PREA para el fortalecimiento del apoyo productivo y alimentario en el Territorio
(Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, 2026) Ferrucho Melo, Anyi Katherine; Castro García, Jhon Fernando
La presente investigación se desarrolla en el contexto rural del municipio de Tibacuy, Cundinamarca, donde la producción campesina constituye una base fundamental para la economía local y la seguridad alimentaria. Sin embargo, se evidencia una problemática asociada a la débil articulación entre actores clave del territorio, como la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria (UMATA), el Programa de Recuperación de Excedentes Agrícolas (PREA) del Banco de Alimentos de Bogotá y la comunidad campesina. Esta situación genera ineficiencias en el acompañamiento técnico, dificultades en la comunicación institucional y pérdida de excedentes agrícolas que podrían ser aprovechados, afectando tanto los ingresos de los productores como el acceso a alimentos de poblaciones vulnerables. Frente a este escenario, el propósito de la investigación es diseñar e implementar un modelo de articulación institucional que permita fortalecer la coordinación entre estos actores, optimizando el uso de los recursos disponibles y contribuyendo al desarrollo rural y a la seguridad alimentaria del municipio. Este modelo, enfocado en la administración pública, busca no solo mejorar la eficiencia de las entidades involucradas, sino también garantizar que la comunidad se beneficie directamente a través de un apoyo productivo y alimentario más efectivo y sostenible. La investigación es de tipo aplicada y descriptiva, ya que busca, por un lado, analizar y caracterizar la situación actual de la articulación institucional en el territorio y, por otro, proponer una solución práctica mediante la construcción de un modelo replicable. Se adopta un enfoque metodológico mixto, que permite integrar el análisis de datos cuantificables con la comprensión de las experiencias y percepciones de los actores involucrados. En el componente metodológico, se emplean técnicas de recolección de información como encuestas estructuradas aplicadas a la comunidad del municipio de Tibacuy, contando con una participación de 70 personas, con el propósito de obtener información general sobre las dinámicas sociales, productivas y comunitarias del territorio, así como conocer aspectos relacionados con el acceso a asistencia técnica, participación y comunicación institucional. Asimismo, se desarrollan entrevistas semiestructuradas dirigidas a funcionarios de la UMATA, coordinadores del PREA y líderes comunitarios, complementadas con observación directa en campo y análisis documental, lo que permite una comprensión más integral de la problemática y de las relaciones existentes entre los actores involucrados. Se proyecta el diseño de un modelo de articulación institucional que establezca roles, mecanismos de coordinación y canales de comunicación claros entre la UMATA, el PREA y la comunidad campesina. Este modelo será validado mediante una prueba piloto en el territorio, con el fin de garantizar su pertinencia y viabilidad, y se espera que pueda ser replicado en otros municipios con características similares. (Programa de Recuperación de Excedentes Agrícolas (PREA). , 2023).