Propuesta Metodológica para Monitoreo y Seguimiento Documental del Proceso de Gestión Financiera, ESAP

Abstract

El presente trabajo de grado desarrolla la práctica administrativa realizada en la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP, cuyo propósito se centró en fortalecer la gestión documental de la Dirección Financiera respecto al Sistema de Gestión de la Calidad a través de una metodología propuesta para el monitoreo y seguimiento mediante el uso de tecnología. Para ello, en primer lugar, se llevó a cabo un diagnóstico inicial que permitió identificar el estado de esta metodología previamente ejecutada en la entidad y las debilidades o limitaciones que esta presentaba, para, posteriormente, diseñar un tablero de control automatizado que posibilitara realizar estas actividades de monitoreo y seguimiento de forma automática y representar de forma visual y dinámica el estado de avance de esta gestión documental en tiempo real. Por último, se implementó esta herramienta propuesta, permitiendo transformar esta metodología por una con mayor eficiencia, que mejorara el seguimiento, facilitara la toma de decisiones, el análisis de la información, elaboración de informes y aumentara la eficacia administrativa. Lo anterior, se ejecutó a la vez que se realizaron otras actividades de apoyo asociadas a esta dirección técnica y el proceso que lidera. Esta herramienta elaborada hizo posible incrementar el avance del plan documental, promoviendo así la innovación administrativa en la entidad y favorecer, en este aspecto, la preparación de la entidad para la auditoría de certificación bajo la norma ISO 9001:2015. Los resultados obtenidos evidencian la pertinencia de incorporar innovaciones tecnológicas en la gestión pública, promover la mejora continua y avanzar respecto a la implementación de los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y el Sistema de Gestión de la Calidad establecido por la norma ISO.