Fortalecimiento preliminar del Proceso de Actualización del Mapa de Riesgos asociado a Gestión Administrativa desde la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá

Abstract

El presente informe de práctica fue desarrollado en la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá y tuvo como propósito apoyar el proceso preliminar de actualización del mapa de riesgos asociado a Gestión Administrativa, mediante revisión documental, levantamiento operativo y consolidación metodológica de actividades, controles y procedimientos relacionados con diferentes dependencias articuladas al proceso administrativo de la entidad. El desarrollo del ejercicio surgió a partir de la necesidad institucional de fortalecer la identificación y organización de riesgos asociados a actividades administrativas, documentales y de seguimiento desarrolladas por Secretaría General, Archivo, Atención al Usuario, Ventanilla Única y Talento Humano, en las primeras etapas del proceso se identificó que varios procedimientos y herramientas previamente utilizadas requerían actualización frente a dinámicas operativas que habían evolucionado progresivamente dentro de la administración municipal. El desarrollo metodológico del ejercicio comenzó con una etapa de revisión documental orientada a comprender la estructura administrativa de la entidad, el estado del mapa de riesgos previamente existente y los lineamientos institucionales relacionados con administración del riesgo dentro de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá, en esta fase se revisaron documentos como el mapa de riesgos de Secretaría General correspondiente al año 2022, el Decreto 044 de 2021, la Resolución 1136 de 2023, el informe de auditoría interna relacionado con Gestión Administrativa y la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas versión 7, documentos que permitieron identificar limitaciones relacionadas con actualización procedimental, seguimiento institucional y relación entre riesgos y actividades operativas desarrolladas por las dependencias. Posteriormente, el ejercicio avanzó hacia una etapa de levantamiento operativo desarrollada mediante entrevistas y espacios de revisión con Secretaría General, Archivo y Talento Humano, actividades que permitieron comprender la dinámica real de funcionamiento de los procedimientos administrativos y documentales desarrollados por la entidad. Las entrevistas inicialmente partieron de una estructura orientada a identificar actividades, controles y riesgos asociados a diferentes procedimientos; sin embargo, el desarrollo del ejercicio mostró la necesidad de adaptar progresivamente las conversaciones a las dinámicas operativas de las dependencias, permitiendo profundizar en aspectos relacionados con trazabilidad documental, seguimiento administrativo, circulación de comunicaciones oficiales, control documental y utilización de herramientas como SIADOC dentro de los procesos institucionales. El proceso también permitió fortalecer espacios de articulación institucional entre Secretaría General, MIPG, Planeación y Control Interno, dependencias que participaron en actividades de acompañamiento, orientación metodológica y revisión preliminar de la matriz consolidada durante la práctica. Paralelamente, la incorporación del manual actualizado de procesos y procedimientos de Gestión Administrativa permitió complementar y validar la información recopilada en las entrevistas, fortaleciendo la relación entre actividades operativas, procedimientos documentados, controles existentes y soportes administrativos asociados a las dependencias revisadas. Como resultado del proceso desarrollado se consolidó una estructura metodológica organizada en diferentes herramientas de trabajo orientadas a fortalecer la actualización preliminar del mapa de riesgos asociado al proceso de Gestión Administrativa, entre los principales productos elaborados se encuentran una base documental y metodológica, el levantamiento de información operativa, la consolidación de procedimientos revisados, la identificación de controles y soportes operativos, la matriz madre de consolidación, la matriz preliminar de riesgos y un plan de acción orientado a facilitar la continuidad institucional del proceso. La organización progresiva de estas herramientas permitió relacionar actividades, controles, responsables, soportes administrativos y riesgos preliminares asociados a trazabilidad documental, seguimiento institucional, control administrativo y continuidad operativa dentro de las dependencias revisadas. Uno de los principales resultados obtenidos en la práctica estuvo relacionado con el fortalecimiento de la comprensión institucional sobre la importancia de construir riesgos desde las dinámicas reales de funcionamiento de las dependencias y no únicamente desde estructuras documentales previamente existentes. El desarrollo de entrevistas, espacios de socialización y mesas de trabajo permitió fortalecer progresivamente la apropiación institucional de la gestión preventiva del riesgo, promoviendo una visión más orientada al seguimiento, monitoreo y fortalecimiento de controles administrativos antes de la materialización de situaciones que puedan afectar el funcionamiento institucional. El ejercicio también permitió reconocer la importancia de mantener procesos permanentes de articulación entre Secretaría General, Planeación, MIPG, Control Interno y las dependencias vinculadas al proceso de Gestión Administrativa, especialmente en actividades relacionadas con validación de riesgos, revisión de controles y seguimiento institucional. Finalmente, la práctica permitió dejar organizada una base metodológica preliminar que podrá servir como apoyo para posteriores etapas de actualización y fortalecimiento del mapa de riesgos de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá, contribuyendo al fortalecimiento progresivo de mecanismos preventivos, control administrativo y gestión institucional dentro de la entidad. Con el desarrollo del trabajo también se identificó que los procesos de levantamiento operativo y actualización institucional requieren construcción progresiva de confianza entre las dependencias participantes, algunas áreas asociaban la revisión de procedimientos y actividades con ejercicios de control individual, situación que hizo necesario fortalecer espacios de diálogo y explicación sobre el propósito preventivo de la gestión del riesgo dentro de la administración pública. La participación progresiva de las dependencias permitió posteriormente generar mayor disposición institucional frente al proceso y fortalecer el acompañamiento de las áreas involucradas en las actividades de actualización preliminar del mapa de riesgos. El informe consolida las actividades desarrolladas, los productos metodológicos elaborados y los principales resultados obtenidos durante la práctica desarrollada en la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá. La información organizada, permitió dejar estructurada una base preliminar de apoyo para posteriores etapas de validación técnica, seguimiento institucional y fortalecimiento progresivo del proceso de administración del riesgo asociado a Gestión Administrativa dentro de la entidad.