Escuela Superior de Administración Pública – ESAP. Decanatura de Posgrados: apoyo a la gestión documental. Informe Final de actividades

Abstract

Este resumen analítico sobre la practica administrativa en la decanatura de posgrados de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), se enfoca en la experiencia adquirida durante el periodo de la práctica. El objetivo principal de la práctica se basó en realizar un diagnóstico del funcionamiento de los aplicativos de gestión documental utilizados por la decanatura. A continuación, se presentan los aspectos más relevantes de los aprendizajes obtenidos y los resultados del diagnóstico. La metodología se basó en proponer y apoyar el desarrollo de estrategias integrales para mejorar la Gestión Documental, a corto y mediano plazo. Incluyendo el apoyo para la capacitación del personal sobre el uso eficiente de aplicativos documentales mediante guías detalladas, esto incluyo el diagnóstico, recopilación y organización de información física y electrónica sobre la Tabla de Retención Documental (TRD), con la participación de los funcionarios involucrados en el manejo de las bases documentales. Además, se desarrollaron estrategias que permitieron optimizar el trabajo de los funcionarios y plasmar los procesos y procedimientos de la decanatura. Es importante mencionar que los logros obtenidos fueron significativos gracias al trabajo conjunto y la confianza depositada en las estrategias propuestas. Lo cual permitió avanzar de manera colaborativa. Este enfoque logro que el equipo de la decanatura conociera la temática de Gestión Documental y adoptara el uso de la Tabla de Retención Documental (TRD), así como la correcta codificación de los archivos que reposan en la unidad G. Además, se proporcionó un acompañamiento continuo a los funcionarios para resolver dudas.