Actualización del Manual del Sistema de Gestión de Calidad para la Certificación ISO 9001 en la ESAP

Abstract

El presente informe documenta el trabajo de práctica académica desarrollado en la Oficina de Planeación de la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) sede Central, específicamente en el equipo de calidad institucional, orientado a contribuir con la actualización del Manual del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) para asegurar su conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y su integración efectiva con las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Este trabajo se desarrolla en el contexto del objetivo estratégico institucional de obtener la certificación ISO 9001:2015 durante la presente vigencia. El informe se estructura en torno a tres objetivos específicos que guiaron el desarrollo metodológico del trabajo: analizar el manual vigente del SGC para identificar brechas específicas de cumplimiento frente a los requisitos de la norma ISO 9001:2015; identificar las relaciones de los procesos institucionales con las políticas del MIPG; y desarrollar propuestas concretas de mejora del manual que garanticen la conformidad con los estándares internacionales de calidad. El documento presenta inicialmente una descripción de la ESAP como establecimiento público del orden nacional de carácter universitario, detallando su misión de formación, investigación y extensión académica en administración pública, así como la estructura y función del equipo de calidad institucional dentro de la Oficina de Planeación. La sección de actividades realizadas documenta las múltiples tareas desarrolladas durante el periodo de práctica, que incluyeron la actualización y revisión de caracterizaciones de procesos, gestión de riesgos institucionales, fortalecimiento del SGC bajo ISO 9001:2015, gestión documental mediante la herramienta Isolución, elaboración y revisión de documentación de apoyo, participación en reuniones y mesas de trabajo, y formación en políticas de gestión pública mediante la certificación en el curso del MIPG de Función Pública. 5 El marco conceptual y teórico proporciona los fundamentos académicos y técnicos que sustentan el trabajo, abordando la evolución histórica de la gestión de calidad desde los aportes de Shewhart, Deming, Juran y Crosby, hasta los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Se analizan las particularidades de la gestión de calidad en servicios educativos, los beneficios de la certificación ISO en instituciones de educación superior, el marco normativo del MIPG para entidades públicas colombianas y las perspectivas teóricas de la gestión de calidad en la administración pública desde enfoques como la Nueva Gestión Pública y el Nuevo Servicio Público. Los resultados del trabajo se presentan en tres componentes principales. El análisis del manual vigente identificó siete brechas fundamentales: insuficiencia en la definición del objetivo, ausencia de roles y responsabilidades claros, deficiencias en gestión documental, falta de integración con MIPG, insuficiencia en recursos de seguimiento, limitaciones en gestión del conocimiento y deficiencias en comunicación. Se desarrolló una matriz que relaciona los diecisiete procesos institucionales con las dieciocho políticas del MIPG, identificando líderes responsables para cada política. Finalmente, se implementaron catorce propuestas concretas de mejora que incluyeron reformulación del objetivo, incorporación de estructura organizacional, sistematización documental, integración con MIPG, fortalecimiento del liderazgo, implementación del enfoque al cliente y actualización normativa, entre otras. Como resultado, la ESAP cuenta con un Manual del SGC actualizado y alineado con ISO 9001:2015 y el MIPG, que constituye una herramienta estratégica para la certificación institucional y el fortalecimiento de la cultura de calidad, mejora continua y transparencia administrativa.