Plan Institucional de Archivos - PINAR

Abstract

El Municipio de Ipiales, en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000; la Ley 1712 de 2014, de transparencia y acceso a la información pública nacional, el Decreto único reglamentario del sector Cultura 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8, “Instrumentos archivísticos”. numeral d, requiere actualizar y ejecutar el plan Institucional de Archivos PINAR el cual es una herramienta que contribuye a garantizar la adecuada planificación y funcionamiento de la Gestión documental como un sistema transversal a toda la organización municipal para vigencias 2024-2027. El Plan Institucional de Archivos – PINAR -, es un instrumento de planificación en materia de gestión documental que a corto, mediano y largo plazo orienta el accionar de la entidad y sirve de apoyo a la alta dirección, en la formulación e implementación de la función archivística a partir de los requerimientos identificados en el diagnóstico de archivo y en especial el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y en alineación con la visión estratégica de la entidad. Así mismo el PINAR permite identificar cuáles son los puntos fundamentales de la Gestión Documental de la entidad para que de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades se puedan elaborar programas, proyectos y actividades que garanticen una adecuada conservación de los documentos que se producen y maneja la administración municipal. Para la elaboración de este instrumento, se identificaron los aspectos críticos de la gestión documental teniendo como referente cinco ejes articuladores que se priorizan acorde con las necesidades a satisfacer estableciéndose objetivos a desarrollar, priorización de necesidades y el mapa de ruta para el seguimiento y control de su ejecución buscando mejorar la gestión documental al interior de la entidad y como consecuencia de ello garantizar información de primera mano para la toma de decisiones, prevención del daño antijurídico, transparencia, los derechos de los ciudadanos, y mantener las condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio documental.